จดทะเบียนบริษัทจำกัดในไทย: ขั้นตอนและสิ่งที่ต้องรู้

บริษัทจำกัดคืออะไร?

ก่อนจะเริ่มดำเนินการจดทะเบียน สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องเข้าใจก่อนว่า "บริษัทจำกัด" ตามกฎหมายไทยคืออะไร

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา ๑๐๙๖ บัญญัติไว้ว่า

"อันว่าบริษัทจำกัดนั้น คือบริษัทประเภทซึ่งตั้งขึ้นด้วยแบ่งทุนเป็นหุ้นมีมูลค่าเท่า ๆ กัน โดยผู้ถือหุ้นต่างรับผิดจำกัดเพียงไม่เกินจำนวนเงินที่ตนยังส่งใช้ไม่ครบมูลค่าของหุ้นที่ตนถือ"

กล่าวโดยย่อ บริษัทจำกัดมีลักษณะสำคัญ ๒ ประการ คือ (๑) ทุนแบ่งเป็นหุ้นที่มีมูลค่าเท่ากันทุกหุ้น และ (๒) ผู้ถือหุ้นรับผิดแค่เฉพาะในส่วนที่ยังชำระค่าหุ้นไม่ครบ ไม่ใช่รับผิดในหนี้ทั้งหมดของบริษัทแบบไม่จำกัด เหมือนกับห้างหุ้นส่วนสามัญ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณถือหุ้นมูลค่า ๑๐๐ บาท และชำระค่าหุ้นไปแล้ว ๒๕ บาท ความรับผิดสูงสุดของคุณต่อเจ้าหนี้ของบริษัทคือ ๗๕ บาทที่เหลืออยู่เท่านั้น

สำหรับมูลค่าหุ้นนั้น กฎหมายกำหนดขั้นต่ำไว้ในมาตราถัดมา กล่าวคือ มาตรา ๑๑๑๗ บัญญัติว่า

"อันมูลค่าของหุ้น ๆ หนึ่งนั้น มิให้ต่ำกว่าห้าบาท"

หมายความว่า หุ้นแต่ละหุ้นต้องมีมูลค่าที่ตราไว้ (par value) อย่างน้อย ๕ บาท กฎหมายไม่ได้กำหนดเพดานสูงสุด ผู้ก่อตั้งจึงอาจตั้งมูลค่าหุ้นไว้ที่ ๑๐ บาท ๑๐๐ บาท หรือมากกว่านั้นก็ได้ ขึ้นอยู่กับโครงสร้างทุนของบริษัท

จำนวนผู้เริ่มก่อการ

ใครบ้างที่มีสิทธิ์ร่วมก่อตั้งบริษัทจำกัด? มาตรา ๑๐๙๗ ตอบคำถามนี้ไว้ว่า

"บุคคลใด ๆ ตั้งแต่สองคนขึ้นไปจะเริ่มก่อการและตั้งเป็นบริษัทจำกัดก็ได้ โดยเข้าชื่อกันทำหนังสือบริคณห์สนธิและกระทำการอย่างอื่นตามบทบัญญัติแห่งประมวลกฎหมายนี้"

สังเกตว่ากฎหมายใช้คำว่า "บุคคลใด ๆ" โดยไม่ระบุสัญชาติ จึงหมายความว่าผู้เริ่มก่อการไม่จำเป็นต้องเป็นคนไทย อย่างไรก็ดี การถือหุ้นโดยชาวต่างชาติอาจมีข้อจำกัดตามกฎหมายอื่น เช่น พระราชบัญญัติการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว พ.ศ. ๒๕๔๒ ซึ่งต้องพิจารณาเพิ่มเติมแยกต่างหาก

หนังสือบริคณห์สนธิ: รากฐานของบริษัท

หนังสือบริคณห์สนธิ คือเอกสารก่อตั้งบริษัทฉบับแรก เปรียบได้กับ "ธรรมนูญการก่อตั้ง" ของบริษัท มาตรา ๑๐๙๘ กำหนดว่าเอกสารนี้ต้องมีรายการครบ ๖ ข้อ ดังนี้

(ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา ๑๐๙๘)

• (๑) ชื่อบริษัท — ต้องมีคำว่า "จำกัด" ไว้ปลายชื่อเสมอ และต้องไม่ซ้ำหรือคล้ายกับบริษัทที่จดทะเบียนแล้วจนน่าจะลวงให้มหาชนหลงได้ (มาตรา ๑๑๑๕)
• (๒) ที่ตั้งสำนักงาน — ระบุว่าจะตั้งอยู่ ณ ที่ใดในพระราชอาณาเขต
• (๓) วัตถุที่ประสงค์ — ระบุกิจการที่บริษัทจะดำเนินการทั้งหมด ยิ่งระบุให้ครอบคลุมมากเท่าไร ยิ่งมีความยืดหยุ่นในการประกอบธุรกิจมากขึ้น
• (๔) ถ้อยคำสำแดงการจำกัดความรับผิด — ระบุชัดเจนว่าความรับผิดของผู้ถือหุ้นจะมีจำกัด
• (๕) จำนวนทุนเรือนหุ้น — ระบุจำนวนทุนที่จะจดทะเบียน แบ่งเป็นกี่หุ้น มูลค่าหุ้นละเท่าไร (ต้องไม่ต่ำกว่าหุ้นละ ๕ บาท ตามมาตรา ๑๑๑๗)
• (๖) รายละเอียดผู้เริ่มก่อการ — ชื่อ สำนัก อาชีวะ และลายมือชื่อของผู้เริ่มก่อการทุกคน พร้อมระบุจำนวนหุ้นที่แต่ละคนเข้าชื่อซื้อ

เมื่อจัดทำหนังสือบริคณห์สนธิครบแล้ว มาตรา ๑๐๙๙ กำหนดว่าต้องทำต้นฉบับไว้ไม่น้อยกว่า ๒ ฉบับ ลงลายมือชื่อผู้เริ่มก่อการทุกคน และต้องมี พยาน ๒ คน ลงชื่อรับรองด้วย จากนั้นนำฉบับหนึ่งไปยื่นจดทะเบียนต่อนายทะเบียน ส่วนอีกฉบับเก็บไว้ที่บริษัท นอกจากนี้ มาตรา ๑๐๙๙ ยังวางกรอบเวลาไว้ด้วยว่า หากจดทะเบียนหนังสือบริคณห์สนธิแล้วแต่ไม่ได้จดทะเบียนตั้งบริษัทภายใน ๓ ปี หนังสือบริคณห์สนธินั้นจะสิ้นผลโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนการจัดตั้งบริษัทจำกัด ๖ ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ ๑: จดทะเบียนหนังสือบริคณห์สนธิ

จัดทำหนังสือบริคณห์สนธิให้ครบทั้ง ๖ รายการตาม มาตรา ๑๐๙๘ แล้วนำไปยื่นจดทะเบียนต่อนายทะเบียน ตาม ระเบียบสำนักงานทะเบียนหุ้นส่วนบริษัทกลาง พ.ศ. ๒๕๔๙ ข้อ ๒๖ สถานที่ยื่นคือ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ — หากสำนักงานใหญ่อยู่ในกรุงเทพมหานคร ยื่นได้ที่ส่วนจดทะเบียนธุรกิจกลางหรือสำนักงานบริการจดทะเบียนธุรกิจ ๑–๗ หากอยู่ต่างจังหวัด ยื่น ณ สำนักงานพาณิชย์จังหวัด ก่อนจัดทำชื่อบริษัทควรตรวจสอบก่อนว่าชื่อนั้นไม่ซ้ำหรือคล้ายกับบริษัทอื่นที่จดทะเบียนไว้แล้ว ผ่านระบบออนไลน์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ขั้นตอนที่ ๒: จัดให้มีผู้เข้าชื่อซื้อหุ้นครบทุกหุ้น

ก่อนจะนัดประชุมตั้งบริษัทได้ หุ้นทุกหุ้นต้องมีผู้จองซื้อครบเสียก่อน มาตรา ๑๑๐๐ กำหนดว่าผู้เริ่มก่อการทุกคนต้องลงชื่อซื้อหุ้นอย่างน้อย ๑ หุ้น และ มาตรา ๑๑๐๔ กำหนดว่าจำนวนหุ้นทั้งหมดที่บริษัทจะจดทะเบียน ต้องมีผู้เข้าชื่อซื้อหรือออกให้กันหมดก่อนจึงจะดำเนินการขั้นต่อไปได้ ทั้งนี้ มาตรา ๑๑๐๒ ห้ามไม่ให้ชี้ชวนประชาชนทั่วไปให้ซื้อหุ้น เนื่องจากบริษัทจำกัดไม่ใช่บริษัทมหาชน

ขั้นตอนที่ ๓: ออกหนังสือนัดประชุมตั้งบริษัท

เมื่อมีผู้เข้าชื่อซื้อหุ้นครบแล้ว มาตรา ๑๑๐๗ กำหนดว่าผู้เริ่มก่อการต้องนัดผู้เข้าชื่อซื้อหุ้นทั้งหมดมาประชุมกัน ซึ่งเรียกว่า "ประชุมตั้งบริษัท" โดยต้องส่งหนังสือนัดประชุมพร้อมรายงานการตั้งบริษัทล่วงหน้าอย่างน้อย ๗ วัน ก่อนวันประชุม รายงานการตั้งบริษัทนี้ต้องแสดงรายละเอียดสำคัญ ๆ เช่น สัญญาที่ทำไว้ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น และเรื่องอื่น ๆ ที่จะนำเข้าสู่ที่ประชุม

ขั้นตอนที่ ๔: จัดประชุมตั้งบริษัท

การประชุมตั้งบริษัทมีองค์ประชุม คือต้องมีผู้เข้าชื่อซื้อหุ้นเข้าร่วมไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของจำนวนผู้เข้าชื่อซื้อทั้งหมด และจำนวนหุ้นรวมกันไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของหุ้นทั้งหมด (สามารถมอบฉันทะให้ผู้อื่นเข้าประชุมแทนได้) มาตรา ๑๑๐๘ กำหนดวาระที่ต้องดำเนินการในที่ประชุม ได้แก่ การตั้งข้อบังคับของบริษัท การให้สัตยาบันสัญญาและค่าใช้จ่ายที่ผู้เริ่มก่อการทำไว้ การกำหนดจำนวนหุ้นบุริมสิทธิหรือหุ้นที่ออกแทนเงินสด (ถ้ามี) และที่สำคัญที่สุดคือ การเลือกตั้งกรรมการและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตชุดแรก โดยผู้สอบบัญชีต้องเป็นบุคคลธรรมดา ไม่ใช่สำนักงานตรวจสอบบัญชี มติที่ประชุมจะสมบูรณ์ต่อเมื่อได้รับเสียงข้างมากทั้งในแง่จำนวนคนและจำนวนหุ้น ตาม มาตรา ๑๑๐๙

ขั้นตอนที่ ๕: มอบกิจการแก่กรรมการ และเรียกเก็บค่าหุ้น

หลังประชุมตั้งบริษัท มาตรา ๑๑๑๐ กำหนดให้ผู้เริ่มก่อการมอบกิจการทั้งปวงแก่คณะกรรมการชุดใหม่ จากนั้นกรรมการต้องเรียกให้ผู้ถือหุ้นชำระค่าหุ้น โดยกฎหมายกำหนดขั้นต่ำไว้ว่าต้องเรียกเก็บ ไม่น้อยกว่าร้อยละ ๒๕ ของมูลค่าหุ้นก่อนยื่นจดทะเบียน ส่วนที่เหลือจะเรียกชำระภายหลังก็ได้ตาม มาตรา ๑๑๒๐–๑๑๒๓ โดยการเรียกชำระแต่ละคราวต้องบอกกล่าวล่วงหน้าไม่ต่ำกว่า ๒๑ วัน ด้วยจดหมายลงทะเบียนไปรษณีย์

ขั้นตอนที่ ๖: ยื่นขอจดทะเบียนตั้งบริษัทภายใน ๓ เดือน

เมื่อชำระค่าหุ้นขั้นต่ำ ๒๕% เรียบร้อยแล้ว มาตรา ๑๑๑๑ กำหนดให้กรรมการยื่นขอจดทะเบียนตั้งบริษัท โดยระบุรายละเอียดตามที่ตกลงกันในที่ประชุมตั้งบริษัท เช่น จำนวนหุ้นทั้งสิ้น จำนวนเงินที่ชำระแล้ว ชื่อ อาชีวะ และที่สำนักของกรรมการทุกคน รวมถึงที่ตั้งสำนักงาน ทั้งนี้ มาตรา ๑๑๑๑/๑ ยังเปิดช่องทางพิเศษไว้ว่า หากดำเนินการครบทุกขั้นตอนภายในวันเดียวกับวันที่จัดทำหนังสือบริคณห์สนธิ สามารถยื่นจดทะเบียนหนังสือบริคณห์สนธิและจดทะเบียนตั้งบริษัทพร้อมกันในวันเดียวได้เลย

กรอบเวลาที่ต้องระวัง: มาตรา ๑๑๑๒ บัญญัติว่า

"ถ้าการจดทะเบียนมิได้ทำภายในสามเดือนนับแต่ประชุมตั้งบริษัทไซร้ ท่านว่าบริษัทนั้นเป็นอันไม่ได้ตั้งขึ้น และบรรดาเงินที่ได้รับไว้จากผู้เข้าชื่อซื้อหุ้นนั้นต้องใช้คืนเต็มจำนวนมิให้ลดเลย"

ซึ่งหมายความว่า หากพลาดกรอบเวลา ๓ เดือน บริษัทจะเป็นอันไม่ได้ก่อตั้ง และกรรมการต้องร่วมกันรับผิดชอบในการคืนเงินค่าหุ้นพร้อมดอกเบี้ย

เอกสารที่ต้องยื่นพร้อมคำขอจดทะเบียนตั้งบริษัท

ตาม ระเบียบสำนักงานทะเบียนหุ้นส่วนบริษัทกลาง ข้อ ๖๗–๖๙ และรายการในบัญชีแนบท้าย เอกสารที่ต้องยื่นประกอบด้วย

• แบบ บอจ.๑ — คำขอจดทะเบียนบริษัทจำกัด
• แบบ บอจ.๓ — รายการจดทะเบียนตั้งบริษัท
• แบบ ก. — รายการจดทะเบียน
• แบบ บอจ.๕ — สำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น
• สำเนาหนังสือนัดประชุมตั้งบริษัท
• สำเนารายงานการประชุมตั้งบริษัท
• สำเนาข้อบังคับของบริษัท (ถ้ามี)
• หนังสือบริคณห์สนธิฉบับตีพิมพ์
• ข้อบังคับฉบับตีพิมพ์ (ถ้ามี)
• หลักฐานการรับชำระค่าหุ้น เช่น หนังสือรับรองจากธนาคาร

ข้อสังเกตสำคัญที่มักเข้าใจผิด

๑. ค่าหุ้นที่ต้องชำระก่อนจดทะเบียนคือ ๒๕% ไม่ใช่ ๑๐๐%

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยที่สุดคือเรื่องค่าหุ้น หลายคนเข้าใจว่าต้องชำระค่าหุ้นให้ครบ ๑๐๐% ก่อนจดทะเบียน ซึ่งไม่ถูกต้อง มาตรา ๑๑๑๐ กำหนดขั้นต่ำไว้เพียง ร้อยละ ๒๕ ของมูลค่าหุ้นก่อนยื่นจดทะเบียน ส่วนที่เหลือสามารถเรียกชำระภายหลังได้ตาม มาตรา ๑๑๒๐–๑๑๒๓

๒. สถานที่ยื่นจดทะเบียนคือ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ไม่ใช่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น

การจดทะเบียนบริษัทจำกัดเป็นอำนาจของ นายทะเบียน กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ตาม ระเบียบสำนักงานทะเบียนฯ ข้อ ๒๖ ไม่ใช่อำนาจขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น สามารถยื่นด้วยตนเอง มอบอำนาจให้ผู้อื่นยื่นแทน หรือยื่นทางอินเทอร์เน็ตได้

๓. หนังสือบริคณห์สนธิต้องมีพยาน ๒ คน ไม่ใช่ ๑ คน

ตาม มาตรา ๑๐๙๙ ต้องมีพยานลงชื่อรับรองในหนังสือบริคณห์สนธิ ๒ คน ผู้เริ่มก่อการต้องลงลายมือชื่อต่อหน้าบุคคลที่ระเบียบสำนักงานทะเบียนกำหนด เช่น นายทะเบียน พนักงานฝ่ายปกครอง หรือ สามัญสมาชิกหรือสมาชิกวิสามัญแห่งเนติบัณฑิตยสภา ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เป็นต้น

๔. กำหนด ๓ เดือนนับแต่วันประชุมตั้งบริษัท ไม่ใช่วันลงนามในบริคณห์สนธิ

กรอบเวลา ๓ เดือนตาม มาตรา ๑๑๑๒ เริ่มนับจากวันที่ ประชุมตั้งบริษัท ซึ่งอาจเป็นคนละวันกับวันที่ลงนามในหนังสือบริคณห์สนธิก็ได้ นายทะเบียนจะปฏิเสธการรับจดทะเบียนหากรายงานการประชุมตาม มาตรา ๑๑๐๘ ไม่ปรากฏกิจการอันเป็นสาระสำคัญครบถ้วน

หลังจดทะเบียนบริษัทแล้ว

เมื่อนายทะเบียนรับจดทะเบียนแล้ว บริษัทมีสภาพเป็นนิติบุคคลโดยสมบูรณ์ พนักงานทะเบียนจะออกใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนให้หนึ่งฉบับตาม มาตรา ๑๑๑๑ จากนั้นควรดำเนินการต่อไปนี้อีกด้วย

• เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท
• จดทะเบียนเพื่อเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หากมีรายได้เกิน ๑.๘ ล้านบาทต่อปี
• ขึ้นทะเบียนนายจ้างและจัดทำทะเบียนลูกจ้างกับสำนักงานประกันสังคม
• จัดทำสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น ซึ่งต้องเปิดให้ผู้มีส่วนได้เสียตรวจดูได้ในเวลาทำการอย่างน้อยวันละ ๒ ชั่วโมง (มาตรา ๑๑๓๙)
• จัดให้มีการประชุมสามัญประจำปีอย่างน้อย ๑ ครั้งทุก ๑๒ เดือน (มาตรา ๑๑๗๑)